archiver ses documents

Où archiver ses documents d’entreprise à Paris ?

Votre entreprise est installée à Paris et vous êtes préoccupé par l’archivage de votre masse documentaire. Mais vous ne savez pas où conserver tous vos documents qui ne font qu’augmenter. Vous êtes à la recherche d’une solution d’archivage assurant les meilleures conditions de sécurité et où tout est mis en œuvre pour le respect scrupuleux des délais légaux prescrits. Découvrez les différentes options qui s’offrent à vous.

Externalisez l’archivage de vos documents en contactant une société spécialisée

À Paris, vous trouverez facilement une société spécialisée pour l’externalisation de votre archivage. Dans des locaux adaptés, vos documents seront stockés idéalement. Vous n’avez pas à vous inquiéter de leur intégrité, car les conditions requises pour leur bonne conservation sont prises en compte par les archivistes professionnels. C’est notamment le cas de la bonne température interne, de l’humidité et de la luminosité. Aussi, le stockage de vos documents sera fait de manière à ce qu’il soit facile d’y accéder plus tard en cas de besoin.

L’archivage est une fonction administrative chronophage. Pour gagner en productivité, il est mieux de la confier à des professionnels. Ainsi, il ne sera pas nécessaire que vous vous occupiez du classement et de la mise aux archives de vos documents. Un autre avantage de l’externalisation est la certitude d’archiver vos documents en ayant la certitude de respecter les dispositions légales. Vos dossiers seront notamment stockés en parfaite connaissance des délais.

Peut-être que vous vous souciez plus de l’archivage de vos documents numériques à Paris. Pour ce type de document, des professionnels peuvent également se charger de les conserver durablement. Ils archiveront vos données numériques en déployant des moyens technologiques et informatiques adaptés, notamment en ayant recours à des logiciels GED ou ERP.

Il est possible que vous ayez décidé d’adopter la dématérialisation. Vous devrez alors numériser vos documents papier afin de réaliser un archivage numérique. Une structure spécialisée peut s’occuper de cette numérisation, une démarche qui impose une indexation puis un classement de vos documents.

L’archivage interne, une possibilité

classer ces documents

Vous pouvez décider de faire un archivage interne à Paris. Mais il faut reconnaitre que c’est une démarche qui n’est pas facile. Vous devez y consacrer du temps et vous informer pour archiver dans les règles de l’art. Aussi, la façon de gérer les documents n’est pas la même selon qu’il s’agisse de documents physiques ou de documents numériques.

Concernant les documents papier, la première chose à faire est de les identifier. Ensuite, vous procédez à leur classement. Vous pouvez le faire de façon thématique, alphabétique ou chronologique. La création d’un tableau Excel est envisageable. Il vous aidera à repérer les intitulés des documents en fonction du code que vous avez attribué dans le système documentaire de votre entreprise. À défaut, fiez-vous aux indications de la norme ISO 15489. Pour une meilleure visibilité, vous avez la possibilité de mettre en place un code couleur sur vos dossiers. Il est bon ensuite de formaliser le système d’archivage afin que la procédure suivie soit accessible à tous et à tout moment. Dans celui-ci, seront notamment précisés les délais de mise en archives des documents physique et le moment de leur destruction.

Pour l’archivage de vos documents numériques, vous devez également commencer par identifier la nature de chaque document à traiter. Il est bon de les nommer et de créer des répertoires dans lesquels vous les logerez. La création de dossiers et sous-dossiers est fortement recommandée. Et veillez à ce qu’ils aient chacun un titre. Sur des supports adaptés, vous procéderez au stockage de vos données. Notez que c’est seulement les personnes qui en ont l’autorisation qui doivent y accéder. Par la suite, un état des lieux régulier de votre classement électronique s’impose.

Pour un archivage correct, il est impératif de fixer des délais de conservation et de détruire les fichiers numériques archivés en tenant compte des prescriptions légales en la matière.

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