Le rôle d’un logiciel de facturation est d’automatiser le processus de facturation de l’entreprise. Pour cela, l’outil dispose d’une diversité de fonctionnalités. Il peut en proposer de spéciaux afin de répondre à des besoins spécifiques. Découvrez les fonctionnalités qu’on retrouve couramment dans un logiciel de facturation.
Élaboration des devis
Avec un logiciel de facturation, l’élaboration des devis est facilitée. Il est bon de savoir que le devis représente le point de départ d’une relation commerciale. Et un logiciel de facturation digne de ce nom doit permettre d’en produire. Il doit surtout favoriser la création de devis conformes aux dispositions légales, avec possibilité de les envoyer via la plateforme, sans passer par un intermédiaire, tel qu’un mail. Pour cela, découvrez les meilleurs logiciels de facturation afin d’être sûr de choisir un outil de qualité pour la création de vos devis. Sur celui-ci, on doit retrouver des informations relatives à l’entreprise, notamment son nom, son adresse, le SIRET et sa forme. Il est aussi nécessaire que soient mis en avant les renseignements relatifs au prospect ou clients. En outre, il est impératif que le devis détaille la prestation, le prix de celle-ci, le montant de la TVA ainsi que les conditions générales de réalisation. Le logiciel de facturation se veut être un système d’automatisation des données permettant de créer et de remplir les devis en une minute environ.
Production de factures conformes
Un logiciel de facturation permet aussi de produire des factures conformes et de gagner du temps. L’outil est pensé de sorte à autoriser la conversion des devis en factures ou à aboutir à la création de nouvelles factures en toute simplicité. Le plus important est que le numéro de facture soit bien incrémenté et qu’apparaissent les informations importantes, ainsi que les mentions obligatoires. Ensuite, l’envoi de la facture au client doit être possible à partir du logiciel. Avant de choisir un outil de facturation, assurez-vous qu’il est conforme avec la législation française pour la création des factures. Notez aussi que le document doit mettre en avant le délai de paiement.
Gestion de TVA
Une autre fonctionnalité d’un logiciel de facturation est la gestion de la TVA. Les outils proposés permettent le calcul et la génération automatique de cette taxe. Aussi, en utilisant un logiciel de facturation, vous savez clairement ce que vous devez reverser à l’État. Le préalable est de bien entrer les informations concernant la TVA pendant la création de votre compte sur l’outil, en veillant à renseigner le taux applicable selon les services ou produits vendus.
Suivi des clients et système de relance
Avec un logiciel de facturation, la mise en place d’un suivi automatique des créances clients est aussi assurée. Il suffit d’un paramétrage pour que le logiciel vous alerte des retards de paiement à partir des notifications.
Le logiciel de facturation fait profiter également d’un système de relance. Lorsqu’un prospect reste silencieux après avoir reçu un devis ou s’il n’a pas réalisé un paiement dans les délais, on a recours à la fonctionnalité de relance. Vous pouvez même configurer votre logiciel de facturation afin d’effectuer des relances personnalisées pour résoudre vos impayés rapidement. Certains outils sont capables de détecter un impayé de manière automatique. Les relances sont ainsi envoyées sans que vous ayez à intervenir.
Gestion des affaires
Il est courant de trouver dans un logiciel de facturation des indicateurs de performances. Ceux-ci sont proposés sous la forme de tableaux de bord simplifiés. Vous n’avez qu’à les utiliser pour suivre l’évolution de votre entreprise. Vous recevrez des informations basiques sur votre activité, comme votre chiffre d’affaires et vos meilleures ventes. Plusieurs éditeurs de logiciels de facturation proposent des fonctionnalités plus abouties, comme des rapports de comptabilité analytique et le suivi du budget prévisionnel. Certains outils donnent la possibilité d’accéder à un module de gestion des stocks, de gestion du temps et même des notes de frais.
Signature électronique
En outre avec un logiciel de facturation, vous pouvez réaliser facilement une signature électronique. Dans la gestion de votre activité, vous aurez forcément à signer ou à faire signer un devis ou un bon de commande. Grâce à la fonction signature électronique intégrée dans votre logiciel de facturation, vous pourrez signer rapidement et correctement. Cela vous évite d’avoir à faire des allers-retours chez votre client. Notez que la signature électronique, qui raccourcit significativement le processus commercial, est légale.